Система управления файлами RFID

Комплексное решение для управления файлами.

RFID-система управления файлами

управление файлами RFIDЭто система, использующая радиочастотную технологию для отслеживания и управления файлами, повышающая эффективность и точность управления файлами. С помощью RFID-меток документы можно быстро находить и идентифицировать, сокращая время и усилия, необходимые для ручного поиска. Управление файлами с помощью RFID, помимо отслеживания документов, также может предоставить ценную информацию об использовании и обращении документов.

Цели системы

Преимущества системы

Процесс внедрения

Необходимое оборудование

Цель системы

Повышение эффективности хранения файлов

Традиционный способ управления архивами предполагает сначала классификацию, сортировку и переплет архивных материалов после их поступления в библиотеку, а затем ручную запись соответствующей информации о содержимом архивных ящиков, что делает управление архивными файлами крайне неэффективным.

Сокращено время доступа к файлам

С увеличением размера и разнообразия архивов поиск файлов становится все сложнее. Если файлы хранятся не так, как необходимо, найти их крайне трудно.

Упорядочить файлы

Как правило, управление файлами осуществляется в соответствии с классификацией, но из-за ручного управления, небрежности и ошибок порядок хранения файлов неизбежно нарушается, и хранение файлов становится все более хаотичным.

Улучшить научный подход к инвентаризации файлов.

Из-за большого количества файлов и архивных материалов, упакованных в коробки, для проведения инвентаризации всей информации о файлах и материалах остается лишь ручная идентификация и учет, что требует значительных трудозатрат.

Обеспечьте своевременное управление файлами.

В архивоведении необходимо регулярно уничтожать и утилизировать неактуальные файлы. Из-за сложностей инвентаризации архивов при традиционном способе управления, менеджеры не могут отслеживать сроки хранения файлов, поэтому недействительные файлы не могут быть своевременно обнаружены и утилизированы.

Системное преимущество

Высокая эффективность

Инвентаризация проводится быстро, количество инвентарных этикеток превышает 300, а время обработки информации составляет до 8 секунд без ошибок.

Информатизация

Интеллектуальный процесс приема, возврата и учета, исключающий ручную обработку, повышает эффективность работы.

Автоматизация

Точное позиционирование, возможность точного позиционирования относительно инструментального шкафа, слоя.

Автоматизация

Код TID или EPC в электронной метке файла напрямую связан с данными каталога файла.

Интеллектуализация

Интеллектуальная система автоматического учета документов, обновления данных о выдаче и возврате в режиме реального времени, а также автоматического обновления записей о доступе в фоновом режиме.

Поток системы

Конфигурация оборудования

Необходимо приобрести RFID-метки, считыватели и соответствующее аппаратное оборудование. Одновременно, в соответствии с фактическими потребностями, следует выбрать подходящий картотечный шкаф и системное программное обеспечение.

Вставить этикетку

Прикрепите RFID-метку к файлу и введите соответствующую информацию в систему.

Сканированный файл

Используйте RFID-считыватель для сканирования файлов и ввода информации в систему.

Ежедневное управление

Ежедневное управление файлами через систему, включая запросы, инвентаризацию и т. д.

Техническое обслуживание системы

Для обеспечения стабильности и безопасности системы необходимо регулярно проводить ее техническое обслуживание и обновление.

Необходимое оборудование

Список оборудования:

1. Интеллектуальный картотечный шкаф с RFID-меткой
2. RFID-бокс для файлов
3. Принтер RFID-меток
4. Система контроля доступа на основе RFID-технологии.
5. RFID-устройство, портативное
6. RFID-бумажная этикетка
……